Area Pelayanan Disdukcapil Padang Pariaman Kok Sepi ?

Oleh : Fauzi Al Azhar/Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk Disdukcapil Padang Pariaman, mahasiswa PDSK Fisip Unand.

Kemarin Rabu tanggal 21 Maret 2023 penulis mengunggah foto tiga bagian area pelayanan Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Padang Pariaman (Disdukcapil) ke akun facebook. 

Salah satu akun menanyakan kok masih sepi? Pagi ini akun media sosial facebook juga memberikan notifikasi kenangan dari akun Dukcapil Ceria (akun fb Disdukcapil Padang Pariaman) pada 22 Maret 2022. 

Kenangan tersebut menampilkan publikasi video dengan judul “Office Morning.” Video menampilkan bagian area pelayanan Disdukcapil,  Dalam video tersebut dua pelayanan dari tiga area pelayanan yang penulis publikasikan pada hari sebelumnya. Video ini lebih menggambarkan kondisi riil kantor sepi dan cahaya matahari yang sudah mulai tinggi.

Sebuah hal yang jamak, kantor pelayanan publik tidak identik dengan sepi. Melainkan sebaliknya, ramai dan antri. Kondisi ramai tersebut sudah mulai sejak pagi. 

Bahkan pada beberapa kantor pelayanan untuk mendapatkan nomor antrian dilakukan sebelum terbit matahari. Apalagi sekelas kantor Disdukcapil sudah pasti jauh dari suasana sunyi. Tetapi dari dua publikasi tersebut, menggambarkan kondisi penunjung yang sepi. Merupakan hal yang sangat wajar jika ada yang bertanya kok sepi.

Sedikit pengalaman penulis sejak bergabung dengan Disdukcapil Padang Pariaman sejak awal Oktober 2019. Dari waktu tersebut sampai saat ini penulis bisa memahami transisi dari kantor ramai menjadi sepi. 

Berikut sedikit uraian yang menunjukkan bagaimana Kepala Disdukcapil Muhammad Fadhly, AP, MM (sekarang kepala Dinas Pariwisata Pemuda dan Olahraga Kabupaten Padang Pariaman) melakukan transformasi pelayanan dengan digitalisasi.

Pertama, Satu Visi Disdukcapil bersama Pemerintah Nagari. 

Sebuah kesamaan pandangan terhadap objek yang bernama masyarakat merupakan titik awal dari semua proses tersebut. Disdukcapil dan Pemerintah Nagari sama-sama melayani masyarakat. Disdukcapil melayani masyarakat secara spesifik dalam konteks pelayanan administrasi kependudukan. 

Sedangkan Pemerintah Nagari melayani masyarakat dalam konteks pelayanan dasar dan masih bersifat umum. Pelayanan dasar dalam bentuk informasi maupun komunikasi terkait dengan pelayanan supra desa/Nagari

Dari kesamaan visi tersebut beralih kepada pemahaman konsep berikutnya. Pelayan yang baik akan memberikan pelayanan terbaik kepada yang dilayani. Dari konsep ini Disdukcapil dan Pemerintah Nagari memiliki komitmen yang sama dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat. Pelayanan yang membahagiakan masyarakat.

Kedua, Kolaborasi dan Teknologi

Berangkat dari komitmen yang sama tersebut maka dilakukan kolaborasi dalam melayani masyarakat. Untuk proses pelayanan adminduk, masyarakat tidak perlu ke Kantor Disdukcapil. Proses pengajuan layanan adminduk dapat dilakukan melalui perangkat teknologi informasi.

Disdukcapil mengembangkan aplikasi pelayanan sejak awal 2019. Penerapan digitalisasi pelayanan dilakukan sejak awal Oktober 2019. Dengan digitalisasi menjadi “sarana transportasi” penduduk dalam mendapatkan pelayanan adminduk ke Disdukcapil. 

Penduduk dapat mengajukan layanan secara mandiri melalui aplikasi Dukcapil Ceria Mobile. Jika penduduk tidak paham menggunakan aplikasi atau tidak memiliki perangkat smartphone, cukup kunjungi front office Kantor Wali Nagari. 

Dari kesamaan visi maupun proses kolaborasi, maka sebuah hal yang memalukan sekaligus memilukan jika ada penduduk yang datang ke Kantor Disdukcapil untuk sekedar berurusan pelayanan adminduk yang bersifat normal. Pelayanan normal seperti membuat akta kelahiran, surat pindah, perubahan kartu keluarga, mengajukan cetak KTP-el/KIA maupun akta kematian.

Memalukan dalam bentuk pemerintah Nagari tidak mampu melayani masyarakatnya, atau dalam bahasa yang lebih vulgar adalah tidak mau melayani masyarakatnya. 

Memilukan adalah, Disdukcapil maupun Pemerintah Nagari dalam bentuk membiarkan masyarakat susah. Kesusahan tersebut dapat dalam bentuk mengeluarkan biaya dan menghabiskan waktu untuk ke Kantor Disdukcapil. 

Jika masyarakat bisa mandiri, atau berlayanan melalui front office kantor Nagari, maka tidak perlu mengeluarkan biaya transportasi pergi pulang ke/dari Disdukcapil maupun biaya konsumsi selama proses menunggu pelayanan.

Rerata biaya transporttasi penduduk ke Disdukcapil Padang Pariaman antara Rp 75.000 - 200.000. Jika ada 200 nomor antrian layanan per hari di Kantor Disdukcapil, maka tinggal mengalikan dengan angka tersebut biaya transportasi yang dikeluarkan masyarakat. 

Nominal tersebut belum ditambahkan dengan biaya konsumsi selama menunggu layanan, seperti sarapan pagi, makan siang atau uang rokok.

Nominal tersebut bisa dihilangkan, jika penduduk bisa mandiri atau berlayanan melalui front office kantor Nagari. Ada hal yang belum dihitung dari sisi ekonomi, yaitu nilai ekonomi yang hilang jika berlayanan ke Disdukcapil. Penduduk pasti meninggalkan aktifitas ekonominya selama berlayanan. 

Apalagi bagi masyarakat yang terikat dengan aktivitas langsung sebagai subjek dari aktivitas tersebut. Maka akan meninggalkan aktivitas ke laut, ke sawah, ladang, maupun toko. 

Bagi mereka hanya ada dua pilihan, melakukan pelayanan dengan konsekuensi dapur tidak berasap atau tidak berurusan adminduk dan dapur berasap. 

Penduduk Nagari yang datang ke Disdukcapil menjadi bahan evaluasi bersama antara Disdukcapil dengan Pemerintah Nagari. Jika kedatangan tersebut terkait dengan hal yang bersifat urgen - seperti urusan KK/akta kelahiran untuk berurusan ke BPJS atau KTP-el ke Samsat - maka bisa dilayani. 

Tetapi sebaliknya, jika hanya layanan biasa maka dilakukan evaluasi dan diskusi. Dicarikan solusi untuk mengatasi akar permasalahan sehingga masyarakat bisa memahami bahwa layanan adminduk bisa di kantor Nagari dengan tingkat efisiensi tinggi.

Melalui kolaborasi Disdukcapil bersama Pemerintah Nagari dengan didukung penggunaan teknologi informasi, maka kondisi tersebut bisa diatasi. Aktivitas ekonomi masyarakat bisa diselaraskan dengan pelayanan adminduk. 

Dengan pelayanan adminduk, maka data adminduk akurat. Akurasi data penduduk penting bagi Pemerintah Nagari maupun Disdukcapil serta Pemerintah.

Pada sisi teknologi, aplikasi Dukcapil Ceria Mobile mendapat apreasi dari eksternal. Aplikasi ini sudah diadopsi dan direplika oleh beberapa Disdukcapil. 

Replika tidak hanya dilakukan di wilayah Sumatera Barat, tetapi juga luar Sumatera Barat, bahkan luar pulau. Pengembangan aplikasi ini juga menjadi referensi bagi Disdukcapil lain yang sudah menerapkan layanan digital. 

Ketiga, Edukasi dan Publikasi

Proses transisi pelayanan dari tatap muka ke daring secara bertahap bisa dilakukan melalui proses edukasi dan publikasi. Proses pencerahan dilakukan kepada setiap pengunjung layanan tatap muka di Disdukcapil terkait kemudahan dalam berlayanan melalui aplikasi.

Digitalisasi pelayanan dapat memudahkan penduduk dalam berlayanan tanpa harus ke Disdukcapil. Termasuk kemudahan dalam media penyimpanan dokumen adminduk. 

Proses pencerahan juga dimasifkan melalui media publikasi. Disdukcapil menggunakan saluran media sosial untuk proses menyampaikan informasi pelayanan. Media sosial dikelola secara profesional oleh tim kreatif. 

Keempat, Inovasi

Dengan digitalisasi kantor Disdukcapil menjadi sepi. Sepinya pengunjung bukan berarti pegawai Disdukcapil bisa santai dan hepi. Tetapi sebaliknya, petugas pelayanan sibuk di belakang layar dalam melakukan proses pelayanan. 

Dengan penerapan layanan daring sejak Oktober 2019, dan penerapan kebijakan bekerja dari rumah (work from home/WFH) sejak April 2020 bagi sebagian petugas pelayanan, menjadikan layanan Disdukcapil tanpa batas. Pengajuan layanan bisa dilakukan sepanjang waktu, sedangkan operator WFH bisa melakukan proses pelayanan secara fleksibel diluar hari dan jam kerja pelayanan. 

Sedangkan para pengambil kebijakan disibukkan dengan peningkatan kualitas pelayanan dan pengembangan inovasi. Peningkatan kualitas dilakukan dengan penyempurnaan standar operasional dan prosedur, melakukan pengembangan aplikasi secara berkelanjutan, maupun melengkapi sarana dan prasarana pelayanan. 

Pada sisi pengembangan inovasi, Disdukcapil mengembangkan berbagai inovasi baru maupun menjalin kolaborasi baru dengan mitra strategis. Diantarnya dengan Kementerian Agama dan 17 KUA, Pengadilan Agama Pariaman, Rumah Sakit/Klinik dan Bidan Praktek Mandiri. Penduduk bisa mendapatkan pelayanan adminduk satu paket dengan pelayanan pada mitra strategis Disdukcapil.

Dari inovasi, pada akhir 2022 Disdukcapil Padang Pariaman telah meraih prestasi sebagai TOP 3 Role Model Pelayanan Publik dan Zona Integritas Wilayah Bebas Korupsi (ZI WBK) dari Kementerian  Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi; Innovative Government Award (IGA) dari Kementerian Dalam Negeri; dan Zona Hijau Pelayanan Publik dari Ombudsman Republik Indonesia.

Dengan digitalisasi, maka: kantor Disdukcapil bisa sepi, masyarakat bisa berlayanan secara mandiri atau melalui kantor Nagari; serta mendorong peningkatan ekonomi melalui efisiensi

Penulis Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk Disdukcapil Padang Pariaman, mahasiswa PDSK Fisip Unand.